中層管理者的有效團隊管理方法

添加日期：2011年5月6日 閱讀：949

    在某鋼鐵公司中層管理的培訓(xùn)互動環(huán)節(jié)中,有位吳經(jīng)理向筆者咨詢問題:“那就是我每天加班忙到很晚,為什么我這么努力的工作,卻得不到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認可,面對各種打擾,效率很低,問題在哪里,我該如何應(yīng)對?”
    相信吳經(jīng)理的困惑是大多數(shù)中層經(jīng)理都會有這種感覺“時間不夠用、工作效率很差、文件堆滿桌面、塞滿電腦、經(jīng)常加班、忙得頭打腳后跟。”時間管理的重要性往往被我們所忽略,當(dāng)我們忙得暈天暗地,出現(xiàn)亞健康的時候,才發(fā)現(xiàn)*重要的一門課也許就是時間管理。因此,重視時間管理,記錄時間的使用和流失情況,利用好工作中的每一分鐘已成了許多職業(yè)經(jīng)理人迫在眉睫要解決的問題,那么今天筆者來詳細地分析下中層經(jīng)理如何合理有效的運用時間。
    我們中層經(jīng)理人經(jīng)常用以下的方式浪費寶貴的時間財富:
    (1)做事情沒有輕重緩急之分,經(jīng)常本末倒置,終日埋頭于無關(guān)重要的事物上。
    (2)喜歡下屬事事請示和回報的官僚作風(fēng),大大浪費了自己的時間。
    (3)對下屬工作不放心,替下屬做工作,結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。
    (4)上司不定期的召見使經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。
    (5)對自己熟悉和喜歡的事情盡快做完,對于棘手的事情拖延進行,只有通過加班來完成。
    一個中層經(jīng)理人一天里有3個小時是低效率的,那么只有兩個解決的辦法,要么就是在另外3個小時效率提高**,才能彌補浪費的工作時間,這個顯然是不太可能的:那只有再加三個小時,可是實際上,有很多的中層經(jīng)理一天的工作時間遠遠超過了10個小時,有些12小時,甚至14個小時,如果再加班3 個小時。。。。。*后陷入:時間管理差——效率低——單位時間業(yè)績差——拼命加班——更加勞累、效率更低,時間管理差的惡性循環(huán)導(dǎo)致企業(yè)的目標(biāo)被迫降低,自身出現(xiàn)亞健康。
    案例分析:
    案例一:某一大企業(yè)機構(gòu)的財務(wù)經(jīng)理,深感會議浪費了太多時間。通常不管討論的是什么,他都通知財務(wù)部各單位主管全體前來開會。其結(jié)果是會議每次都拖得很長。出席會議的每一位主管,為了表示自己對問題的關(guān)切,都得表示意見,而表示的意見卻大多與問題無關(guān),會議時間自然拖長了。
    直到有一次這位財務(wù)經(jīng)理誠懇地問了大家,才知道大家也都認為會議太浪費時間了�？墒�,他又想到:每一個人在組織中都至為重要,都應(yīng)該了解情況,開會時如果少請幾個人,他又擔(dān)心會使未被邀請的人覺得他們被忽視。
    現(xiàn)在這位財務(wù)經(jīng)理終于找到一個兩全的辦法了。開會前,他先普遍分發(fā)一份開會通知:“茲訂于星期三下午3時,于四樓會議室,邀請趙錢孫李四君開會討論下年度資本預(yù)算問題。如哪位需了解這個問題或愿參與討論,亦請屆時出席。如果無法出席,我們將于會后立刻呈送記錄,供各位參考并希望提供寶貴意見�！�
    過去每次會議都要12人參加,花費整個下午,而現(xiàn)在只要4人出席,一小時就可以結(jié)束了,并且沒有一個人有被忽視的感覺。
    案例二:某一醫(yī)院的院長,多年來一直為應(yīng)付院內(nèi)醫(yī)生們的電話而苦惱。醫(yī)生們打電話給他,要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了,但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時,住院部不能立刻接到通知。當(dāng)然,有沒有床位,各病房的護士長隨時都清楚,主辦出院結(jié)賬手續(xù)的出納臺也能隨時知道。住院部的人,是在每天清早5點辦理“床位調(diào)查”工作,而通常病人大多是在上午醫(yī)生查房之后才辦出院手續(xù)。其實像這樣的問題,只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納臺時,多填一份副本送住院部就解決了。
    案例一所表現(xiàn)的就是一項時間浪費的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的。許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間,然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大,造成錯誤。殊不知即使有了錯誤,也能很快彌補。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,則工作就進行得快多了。
    案例二所表現(xiàn)的是信息功能不健全,導(dǎo)致時間的浪費。事實上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會有太大的風(fēng)險。人總有一種傾向,高估自己地位的重要性,認為許多事非躬親不可。縱然是*有效的管理者,仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。 
    中層如何進行有效的時間管理
    一、明確目標(biāo)任務(wù)。筆者認為有效運用時間的第*步驟首先要設(shè)立明確的目標(biāo),在今年度你想要完成的目標(biāo)寫出來,可以有四至十個目標(biāo),但必須找出一個核心目標(biāo),并依次按重要性排列,然后依照你所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份詳細的計劃,你的關(guān)鍵就是依照計劃進行。然后將你設(shè)定的目標(biāo)進行分割,何謂分割呢?就是把目標(biāo)細化,年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。比如:年度的目標(biāo)分割成季度目標(biāo),列出清單,每一季度要做哪一些事情;季度目標(biāo)分割成月目標(biāo),并在每月初重新再列一遍,遇到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形,要及時調(diào)整過來,每一個星期天,把下周要完成的每件事列出來;每天晚上把第二天要做的事情列出來。
    二、制定優(yōu)先原則。中層經(jīng)理人一天都有很多事情等待處理,那么大堆的事情,應(yīng)該去先處理那一件呢?筆者認為中層經(jīng)理應(yīng)該先把所要處理的事情歸類,比如緊急又重要的事情分第*類,不緊急又不重要的事情分為第二類,重要但不緊急的事情分為第三類,緊急但又不重要分為第四類。通常時間管理比較差的經(jīng)理人安排的事情第*類和第四類占大多部分,當(dāng)然第*個要處理的一定是緊急又重要的事情,通常這些都是一些突發(fā)困擾、一些災(zāi)難、一些迫不及待要解決的問題。當(dāng)你天天處理這些事情時,表示你時間管理并不理想。因為成功者花*多時間在做*重要可是不緊急的事情,這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學(xué)會如何把重要的事情變得緊急,這時你就會立刻開始做高生產(chǎn)力的事情了。
    三、與你的價值觀相吻合,不可以互相矛盾。你一定要確立你個人的價值觀,假如價值觀不明確,你就很難知道什么對你*重要,當(dāng)你價值觀不明確,時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間,而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事,但你永遠有時間做對你來說*重要的事。
    四、懂得授權(quán),列出目前工作中所有能授權(quán)的事情,把它們寫下來,然后找一個合適該工作的人來授權(quán),這樣效率會有一定的提高。反之,如果工作委派不當(dāng),就連那些*忠誠、*有才干的員工也會表現(xiàn)失常、錯誤百出,*終他們會因此而感到非常沮喪、直接影響工作效率。因此,筆者認為懂得授權(quán)是卓越中層必備的技能之一。
    五、寫時間日記。筆者從上學(xué)開始,學(xué)校老師每天都會要求寫日記,所以筆者從那時起養(yǎng)成了寫日記的習(xí)慣,在工作中也是一如既往的堅持這個習(xí)慣,不過這個習(xí)慣給筆者工作中提高了很多生產(chǎn)力。每天從起床開始,詳細記錄做每件事所耗的時間,包括:刷牙、早上穿衣、吃早餐、開車、拜訪客戶等等全天的記錄,再回頭看看一天當(dāng)中我做了哪些事,哪些事是非常見效率的,哪些時間是浪費的,當(dāng)你找到哪些事情是浪費時間的,你才有辦法去整合改變。
    六、把事情按種類做完。假如你在做紙上作業(yè),那段時間都做紙上作業(yè);假如你在思考,那段時間只作思考;如果要打電話,*好把電話累各到某一時間一次把它打完,當(dāng)你重復(fù)做一件事情時,你會熟能生匚,效率一定會有所提高。
    七、良好的個人習(xí)慣。俗話說:“江山易改,秉性難移。”從這句話我們可以看到習(xí)慣的重要力量,從昨天的不良習(xí)慣中解脫出來,是自我教育的一大難題,這需要堅強的毅力和信心外,也需要科學(xué)的方法。根據(jù)心理學(xué)原理,養(yǎng)成良好的個人習(xí)慣是一個漸進的體驗過程,一種習(xí)慣的養(yǎng)成一般要經(jīng)歷四個階段。第*階段首先要讓中層經(jīng)理產(chǎn)生養(yǎng)好工作習(xí)慣的動機,使中層經(jīng)理產(chǎn)生一種主體上的主觀需要,而不是一種被動的接受過程。第二個階段是實踐感愛階段,這一階段要求中層經(jīng)理在自己的實踐中去體會新的好習(xí)慣。第三階段是體驗階段,個體通過反思、同化或順應(yīng)等方式,將親歷中對新的習(xí)慣的體驗并把它內(nèi)化成為自身行為或觀念的過程。第四階段是新的習(xí)慣的維持、強化與應(yīng)用的過程。經(jīng)過四個階段的逐漸調(diào)整、適應(yīng)、強化的過程,新的習(xí)慣才能得以養(yǎng)成。
    八、80/20原則。**員工作效果中的百分之八十,往往集中在百分之二十的*重要的工作上,80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值,集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則,運用“關(guān)鍵的事情占少數(shù),次要的事情占多數(shù)”是一個普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。 
    九、學(xué)會與人共事。在時間管理中,良好的人際關(guān)系能節(jié)省很多的時間,提高效率。
    實習(xí)題:經(jīng)理人在日常工作中經(jīng)常會遇到的幾種問題,那我們?nèi)绾稳ヌ幚砟?
    (1)中國的企業(yè)好開會,有些會議一開就是兩**,還沒有得出個結(jié)果,會上你進來我出去,東一句西一句,說著說著經(jīng)常跑題了。有的人在會上做報道一樣,長篇大論的。有的人,把開會當(dāng)作是休息的好時候,閉目養(yǎng)神,開了半天會,也不知道討論了些什么。。。。。。
    解決方案:1、首先考慮這個會議有必要嗎?回顧一下我們都可以總結(jié)出有許多會議是無關(guān)緊要的。2、寫下議程。如果這個會議必須要開的話,就應(yīng)該為會議設(shè)定清晰的目標(biāo)并寫下議程,如有可能,至少提前24小時把該議程分發(fā)出去,讓每個人都清楚此次會議的目標(biāo)和即將討論的內(nèi)容。3、會議要守時。設(shè)定會議開始和結(jié)束的時間,在會議開始時不要等遲到的人。4、運用80/20原則。規(guī)劃好議程,先討論重要性排在前20%的項目,如果時間不夠用,那么這種方法就可以讓你在會議結(jié)束之前解決具有80%價值的事項。5、在會議中,每討論一事項時,先對討論的內(nèi)容進行概括和總結(jié),在每一事項上達成共識。6、分配具體責(zé)任,如果你做出了決定,就要為達成共識的具體行動分配責(zé)任、設(shè)定截止日期,記住,沒有分配責(zé)任并設(shè)定截止日期的會議只是一紙空談,必須明確各自的職責(zé)和任務(wù)完成的時間。7、為每次會議做好精確的記錄。
    (2)手上正在寫一個計劃,一個上午,還沒寫幾個字,電話又響了,急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的、推銷的、朋友來探訪的。。。。。都是一些不得不做的事。。。。。
    解決方案:筆者認為有幾種方法可以解決1、將電話視為商業(yè)工具。在高科技發(fā)達的現(xiàn)在,電話就成了我們社交工具,我們通常會把花大量時間在電話中閑聊。然而當(dāng)你工作時間不夠用的時候,你不得不摒棄這一習(xí)慣,從自身做成,拒絕閑聊。2、如果事情很重要的時候,無論電話是誰打來的,你都可以稍后再打回去。這也是可以使用的策略之一。3、檢查電話。在接電話之前查明電話是誰打來的,他有什么需要,當(dāng)不認識的人給你打電話時,要克服內(nèi)心的好奇。4、將電話集中起來打。將所有電話集中在一段時間內(nèi)處理,不要把電話分散在一天之中的許多時間段。比如:你可以把上午11點前的電話積攢在一起,然后在11點到中午之間回復(fù)所有來電。以上幾點可以為你節(jié)省一些時間。
    對于應(yīng)對突然來訪的者,我們?nèi)绾翁幚砟?1、*簡單的辦法就是規(guī)定一段時間讓自己安靜,辦公室門口掛一塊“請勿打擾”的標(biāo)志牌。2、當(dāng)有不受歡迎的來訪者,可以通過迅速起身來應(yīng)付他們,這里有個案例給大家分享:幾年前筆者在某家公司工作時,公司里有位經(jīng)理總是愛去每個辦公室與別人聊天,他的人品不錯,但他一進來就會待上半個小時,拉著筆者聊天,也不好當(dāng)面說,后來筆者想到一個好方法,他一進門,筆者就迅速起身在桌邊打轉(zhuǎn),就像正準(zhǔn)備出門一樣。筆者會說:“怎么有空過來坐坐啊,我這正準(zhǔn)備要出門啦,要不咱一起出去吧�！比缓蠊P者會陪他走到門口,帶他回到走廊里,再繼續(xù)走我的。趁機會去洗手間或其他辦公室,等他離開時才會回到自己的辦公室。
    如果是客戶、員工、朋友來訪呢?關(guān)于這個問題,筆者認為是可以提前安排好,也是可以避免的,為了有效地應(yīng)對突然光臨的來訪者,你可以安排在雙方都方便的特定時間會面。
    (3)整天就像救火車,哪里有火情就馬上趕到哪里,真是日理萬機。可是這里也救火,那里也救火,天天忙救火,就沒有時間靜下來想想,“火災(zāi)”是從哪里來的。
    解決方案:筆者認為第三點的問題是由于中層經(jīng)理人危機防范意識不強,在任何公司或組織的歷史中,危機都是正常、自然,且不可以避免的,但不斷出現(xiàn)的危機必定是管理不善、組織無效率的信號,那你就有必要退一步仔細審度你的系統(tǒng)。1、先思考后行動。中層經(jīng)理人遇到危機時先保持鎮(zhèn)靜客觀,停下來想一想,花時間弄清楚發(fā)生了什么事情,弄清楚問題所在。2、當(dāng)危機發(fā)生時,如果能把處理危機的責(zé)任分派給他人,就要盡力這樣做,其他人可能比你更適合處理這一狀況,而處理危機也可能是其他人的責(zé)任。3、無論危機是什么,在處理前都要把已經(jīng)發(fā)生的事情經(jīng)過原原本本寫下來,這行為可以幫你保持清醒、理清思路。4、不要做任何假設(shè),應(yīng)該向在場人員或自己詢問,發(fā)生了什么?什么時候發(fā)生的?在哪里發(fā)生的?怎么發(fā)生的?為什么會發(fā)生?5、在處理危機時,把經(jīng)過寫下來,制定出一個政策,當(dāng)危機反復(fù)趨勢的時候,當(dāng)你不在的時候,普通人也可以按照這個系統(tǒng)來解決危機。
    通過筆者介紹的幾種有效的時間管理工具及方法,希望吳經(jīng)理及各位中層朋友們能有效地運用。


        責(zé)任編輯：張言    www.atm-sprinta.com    2011-5-6 8:55:41

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