學(xué)會(huì)精力管理，讓事情事半功倍

添加日期：2011年9月29日 閱讀：745

    像短跑運(yùn)動(dòng)員一樣生活,而非馬拉松運(yùn)動(dòng)員。這是你需要掌握的*基本的原則。
    時(shí)間,是職場(chǎng)中人*感稀缺的資源�！案咝�人士”往往把時(shí)間安排的滿滿的,絕不浪費(fèi)時(shí)間。每天都忙忙碌碌,總是在與時(shí)間賽跑,希望在*短的時(shí)間里干完*多工作。就如很多經(jīng)理人每天工作12到14個(gè)小時(shí),很少正常吃飯,不是隨便抓點(diǎn)什么匆匆填進(jìn)肚子,就是坐在辦公桌旁邊干邊吃;要么就是沒完沒了的應(yīng)酬,無法與家人共進(jìn)晚餐;睡眠不足,沒有時(shí)間運(yùn)動(dòng);心懷愧疚和不快,身心俱疲,這一切似乎已經(jīng)成了經(jīng)理人的生活常態(tài)。
    我們大多數(shù)人都用**工作時(shí)間的方法來應(yīng)對(duì)日益繁重的工作任務(wù),這不可避免地影響到我們的身體、心理和情緒。就企業(yè)而言,這必將導(dǎo)致員工的工作積極性降低、精力渙散、離職率居高不下、醫(yī)療成本激增。
    如何更合理地安排工作,提高工作效率,排遣精神壓力,是每位管理者和員工共同關(guān)心的話題。
    提高你的專注力
    工作效能**戴維?艾倫認(rèn)為,影響工作效率的*大阻礙是,人們對(duì)自己要辦的事情缺乏切實(shí)的把握。他們既沒有明確工作事項(xiàng),也沒有具體落實(shí),于是事情就一直縈繞在人們的心頭,既耗費(fèi)精力,也造成了巨大的精神壓力。實(shí)際上,大腦的主要功能是思考,而不是記事。所以,把想法從腦子里全部倒出來,列出一份清單,是非常重要的一步。
    大腦清空后,接下來需要把大任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)較小的“下一步行動(dòng)”,然后集中精力逐項(xiàng)落實(shí)。這種方法實(shí)際上是在創(chuàng)造人們做事的動(dòng)機(jī):我看到我想要的結(jié)果,我相信我能做到,也知道怎么做。
    艾倫是暢銷書《搞定I:無壓工作的藝術(shù)》的作者。在書中,他論述了列出工作清單,然后逐項(xiàng)推進(jìn)的效能管理方法。他的擁躉們將這套方法稱為“GTD”。GTD方法的主要原則是,用記錄的方式將頭腦中的各種任務(wù)移出來,并且安排好下一步行動(dòng),從而做到心無掛念,集中精力做好手頭的事情。
    GTD*大的用處是,干掉一件事是一件,把控時(shí)間的成就感就這么一點(diǎn)點(diǎn)的積累起來、養(yǎng)成習(xí)慣之后成為一種高效率的行為方式,對(duì)重建信心尤其是擺脫忙忙碌碌卻一事無成那種挫敗抑郁感很有幫助。
    管理能量,而非時(shí)間
    工作效能**托尼?施瓦茨是EnergyProject公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些大型組織提供了咨詢和培訓(xùn)服務(wù),通過一個(gè)名為“能量管理計(jì)劃”的項(xiàng)目,幫助數(shù)千位**和管理者建立起良好的習(xí)慣,科學(xué)地管理他們的能量,而非時(shí)間。*后的數(shù)據(jù)表明,參與該計(jì)劃的員工的績(jī)效表現(xiàn)均優(yōu)于對(duì)照組,高能量能夠創(chuàng)造出更高的績(jī)效。
    施瓦茨認(rèn)為,**工作時(shí)間之所以不可取,是因?yàn)闀r(shí)間是一種有限的資源。相比之下,能量則不同。人的能量包括四個(gè)基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量,在一段時(shí)間的高度專注之后,要適當(dāng)休息,做到能量的平衡。
    能量管理計(jì)劃首先從對(duì)體能的關(guān)注開始,因?yàn)橐粋�(gè)好的身體能夠產(chǎn)生更多能量。誰都知道營(yíng)養(yǎng)不良、缺少運(yùn)動(dòng)、睡眠不足和休息不夠會(huì)降低人的基礎(chǔ)能量水平,削弱他們的情緒控制力和專注力。施瓦茨和他的同事幫助經(jīng)理人制定一些能夠增強(qiáng)、恢復(fù)和補(bǔ)充體能的習(xí)慣,敦促他們規(guī)律飲食,按時(shí)作息,加強(qiáng)鍛煉。很多參與這一計(jì)劃的管理者都反映,隨著體能的增強(qiáng),他們的工作效率也有所提高。
    該計(jì)劃的第二個(gè)關(guān)注點(diǎn)是情緒。施瓦茨認(rèn)為不管外部壓力有多大,人們只要控制好自己的情緒,就可以提高能量的質(zhì)量。大多數(shù)人都發(fā)現(xiàn),當(dāng)自己情緒愉快的時(shí)候,往往就是績(jī)效*高的時(shí)候。為做到這一點(diǎn),除了注意工間休息,還應(yīng)養(yǎng)成三個(gè)簡(jiǎn)單而有效的習(xí)慣——深呼吸放松自己,向他人表達(dá)贊賞,并且換一種積極的方式來講述自己生活中發(fā)生的事件。事實(shí)證明,積極的情緒能夠提高能量的質(zhì)量水平。
    該計(jì)劃的第三個(gè)關(guān)注點(diǎn)是思想,思想必須集中。許多高管認(rèn)為,如果有一大堆任務(wù)擺在面前,就必須同時(shí)著手處理,但實(shí)際上,這種做法會(huì)降低工作效率。施瓦茨建議高管們制定一些習(xí)慣來減少科技給生活帶來的無情干擾。比如:只在固定時(shí)段接發(fā)電子郵件,開會(huì)時(shí)不接聽電話,等等。集中注意力,使高管們的能量不致分散,他們就能在較短的時(shí)間內(nèi)完成與過去相同的工作量。
    該計(jì)劃的第四個(gè)關(guān)注點(diǎn)是精神。施瓦茨認(rèn)為,當(dāng)人們的日常工作和活動(dòng)與他們*為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時(shí),他們的精神能量就會(huì)發(fā)揮作用。為此,人們需要理清優(yōu)先事項(xiàng),并以此為準(zhǔn)在三個(gè)方面制定習(xí)慣:做自己*擅長(zhǎng)和*喜歡的工作;有意識(shí)地為生活中*重要的領(lǐng)域分配時(shí)間和精力,認(rèn)真工作,關(guān)心家庭、健康和他人;此外,還要在日常行為中奉行自己的核心價(jià)值觀。
    施瓦茨是一個(gè)嚴(yán)格自律的人,他強(qiáng)調(diào)要建立一套積極的程序,有意識(shí)地修正自己的行為。比如,他會(huì)把*重要的工作放在一早就做,因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候人休息得*充分,注意力也*集中。而90%的人一上班就查收電子郵件,這等于把工作安排的主動(dòng)權(quán)交給了別人。為了避免受到電子郵件的干擾,一個(gè)人應(yīng)該定期處理自己的郵箱,這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們的日常工作。
    施瓦茨認(rèn)為,為了有效地給員工補(bǔ)充能量,組織的著眼點(diǎn)必須從“向員工索取更多”轉(zhuǎn)移到“為員工付出更多”,這樣,他們才會(huì)鼓足干勁,才能為每天的工作投入更多。
    鏈接:
    建立個(gè)人精力管理模型
    第*步:根據(jù)你的精力周期細(xì)分全天的時(shí)間。
    必須要承認(rèn),人在一天不同的時(shí)間段中,精力水平是不一樣的。你首先要做的就是劃分出你的“優(yōu)質(zhì)、中質(zhì)、低質(zhì)”時(shí)間段,之后才能將不同難度的事情安排到不同精力水平的時(shí)間段中去。
    第二步:為你的每個(gè)時(shí)間段確定一個(gè)虛擬的精力總值。
    根據(jù)這個(gè)時(shí)間段的長(zhǎng)短,和一定的標(biāo)準(zhǔn)(例如十五分鐘對(duì)應(yīng)一個(gè)0.5的精力值,半小時(shí)對(duì)應(yīng)一個(gè)1的精力值等),為這個(gè)時(shí)間段建立一個(gè)總體數(shù)值。
    第三步:定義事務(wù)的精力消耗值。
    每完成一件事情,都需要消耗你的時(shí)間和精力,但是消耗的多少是有區(qū)別的。你需要定義精力消耗的等級(jí)。(注意定義的等級(jí)盡量簡(jiǎn)單,不要有太多等級(jí)。)
    有一些事情做完以后不會(huì)消減你的精力,反而會(huì)提升你的精力,例如你做了一件自己特別喜歡的事情,或者是一個(gè)放松休閑的事情。不過根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn),這種小小的精力提升不會(huì)特別多。
    你只需要用各個(gè)時(shí)間段的精力總值,減去事務(wù)的精力消耗值,就可以估算出剩余精力,就可以知道自己這個(gè)時(shí)間段是不是能做得完這么多事情(相減為負(fù),當(dāng)然就意味著你做不了這么多事情;相減為正,就可以繼續(xù)在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)安排事情)。
    第四步:在合適的軟件上分配你的待完成事務(wù)。
    把上面定義的分類體系移植到一個(gè)合適的時(shí)間管理軟件中,你就可以開始實(shí)際的操作了。
    選擇時(shí)間管理軟件的標(biāo)準(zhǔn):
    1、全平臺(tái)的軟件是首先考慮的(即有pc版本、mac版本、手機(jī)版本、網(wǎng)頁版本)。
    2、不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)同步功能的時(shí)間管理軟件都不要選擇。
    3、至少有3類以上能夠自己定義的分類信息。
    4、“任務(wù)(task)”和“日歷(calendar)”不是一回事,別選錯(cuò)了軟件類型。
    5、快捷第*原則。記錄下一個(gè)任務(wù)需要點(diǎn)擊的按鈕越少越好,理想情況在3次以內(nèi)。
        責(zé)任編輯：張言    www.atm-sprinta.com    2011-9-29 14:50:33

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