有效的溝通促成團隊協(xié)作

添加日期：2011年6月21日 閱讀：843

    雖然大多數(shù)公司都把協(xié)作列為頭等重要的大事,但很多公司卻未能做出戰(zhàn)略性的考量,采取適當?shù)募夹g手段,來支持和鼓勵團隊在項目上進行更好的溝通。 
    想一想,溝通方式是如何隨著關系和所交流的信息的變化而變化的。比如,人們想分享特別的消息或者敏感的信息時,他們通常是進行面對面交談,使用各種非口語的暗示,在*大程度上實現(xiàn)感情交流并做出合適的回應。 
    如果兩個大學朋友一年或更長時間沒有接觸后,想再次取得聯(lián)系,在這種情況下,一個電話、一封電子郵件或信件能夠取得很好的效果。而沒有事先聯(lián)系,貿(mào)然到訪則可能會令人非常尷尬。 
    在日常生活中,人們根據(jù)各種因素,包括關系、信息內(nèi)容和現(xiàn)有的溝通媒介等,決定采取什么溝通方式。這些選擇極大地影響了人們的生活和他們之間的關系。在一個項目環(huán)境里,團隊成員通常依靠或者僅僅局限于某種溝通方式,事實上其他方式可能會更加合適、更有說服力并且更加有效。 
    雖然大多數(shù)組織都把信息溝通和協(xié)作列為頭等大事,很多組織卻并未制定和實施相應的戰(zhàn)略,以支持項目團隊進行溝通,尤其是未能提供指導和*好的方法,幫助團隊從各種各樣的溝通媒介中選擇*合適的一個。 
    如果公司為項目團隊建立一個多層次的溝通系統(tǒng),針對不同需要提供不同的媒介,將可以提高生產(chǎn)率,有助于解決問題,降低關系緊張度,并且在參與人員之間建立更密切、更持久的關系。 
    首先,面對面溝通*有效
    面對面溝通是*有效的溝通方式,因為雙方不僅能了解言語的意思,而且能夠了解肢體語言的含義,比如手勢和面部表情。哈佛大學和哥倫比亞大學*近的一項研究表明,面對面的會議能多吸引38%的注意力。而且"親自參加會議"本身也傳遞了一個有力的信息,表達了對項目、團隊成員以及他們需要與之打交道的利益相關者的承諾。 
    面對面溝通是建立業(yè)務合作關系的*佳方法。在很多文化環(huán)境里,面對面溝通是做業(yè)務的**途徑。 
    此外,在處理微妙的人際關系或傳遞復雜信息時,面對面溝通仍然是*合適的方式。比如,對于涉及到支出和收入之類比較敏感的薪資或合同談判情況,雙方在同一個房間協(xié)商將更容易取得進展。面對面溝通或者模擬的面對面互動有助于人們討論復雜問題,在日益逼近*后期限的情況下迅速做出決策。 
    其次,還有六種溝通媒介
    如果人們要進行遠距離溝通,面對面的方式就不可行了,他們必須借助一個媒介來傳遞信息。有些溝通媒介,比如電子郵件和音頻會議是一維的。其他媒介,比如插圖書籍和報紙,在文字的基礎上增加了照片、表格和插圖,又增加了一維。還有一些媒介,比如視頻會議、網(wǎng)絡會議和信息流(streaming)是真正的多媒體方式,結(jié)合了聲音、圖像和文本,增強了用戶的感受,增加了多層次的意義。今天,*常用的溝通方式包括: 
    電子郵件:電子郵件打破了時間和空間的限制,讓工作時間或工作地點不同的人們能夠有效地溝通。電子郵件讓人們能夠同時給幾個人發(fā)送信息,并能發(fā)送電子文件、圖片或文檔等附件。但電子郵件的普及導致其被濫用,而且往往被用于不正當?shù)哪康�。因為電子郵件幾乎不包含人們的外貌特征和氣質(zhì)形象方面的信息,也不能傳達微妙的手勢或者非言語的暗示,它可能被誤解或者曲解,導致矛盾產(chǎn)生。而面對面的溝通則沒有這些問題。因此,許多研究人員和經(jīng)理們建議,對有爭議或者敏感的問題進行溝通時,應避免使用電子郵件。 
    即時訊息:即時訊息簡稱IM,是一種接近于實時進行的文字信息溝通,它可以在兩個或更多用戶之間進行。它和普通電子郵件的不同之處在于,它的信息溝通立即就完成,而且進行"對話溝通"相當簡便。因為參與人員是"好友名單"上的,即時訊息有一種濃厚的社區(qū)氣氛。在很多情況下,這種氣氛有助于建立有效的溝通區(qū)域。用來發(fā)送沒有爭議的信息給一大群人,IM是行之有效的溝通方式。但它不適合所有的場合或者工作關系。兩個工作聯(lián)系不是很緊密的人對于這種親密的實時聊天可能會感到尷尬,而兩個試圖解決難題的人可能會認為即時訊息的固有缺陷妨礙了解決問題的進程。 
    音頻會議:電話方便快捷、使用簡單,加上今天的語音郵件功能,在溝通方面具有很大的靈活性,即使另一方不能接聽電話也沒關系。和電子郵件或者即時訊息相比,音頻會議*突出的優(yōu)點是,與會者之間有了更加"實質(zhì)性"的接觸。在音頻會議上,與會者可以通過改變語氣、音調(diào)或者音量,使用停頓和語氣詞(嗯、呃),來銜接話題,增加音頻本身沒有的弦外之音。不幸的是,音頻會議*大的缺點是看不見與會人員。*近一個調(diào)查顯示,在音頻會議上只有23%的人在全神貫注地開會�？偟恼f來,音頻會議在一些商業(yè)應用上非常有效,但它也讓與會者更容易做其他與會議不相干的事情。 
    帶音頻的網(wǎng)絡會議:網(wǎng)絡會議增加了一定的視頻信息,能讓與會者觀看PowerPoint 演示,在主持人引導下瀏覽網(wǎng)絡,或者和其他人溝通、討論文件。網(wǎng)絡會議和網(wǎng)絡音頻或者視頻不同,與會者在參加遠程會議的同時,可以通過瀏覽器共享文件。它是一種相對便宜和有效的團隊協(xié)作技術,有不少獨到之處,可以增強團隊的會議體驗。然而,網(wǎng)絡會議和音頻會議類似,與會人員是隱蔽的。所以,與會人員往往在會議過程中"忙私活"。如果要建立合作關系或者促進團隊工作,網(wǎng)絡會議和音頻會議都不是理想的選擇。
    信息流:信息流也叫網(wǎng)絡傳播(web casting),它將極具震撼力、內(nèi)容豐富的信息傳輸給任何一個擁有電腦和網(wǎng)絡瀏覽器的人。憑借它,人們可以在互聯(lián)網(wǎng)或者公司內(nèi)部網(wǎng)上快速傳輸音頻和視頻文件,用戶不必苦苦等候文件下載就可以看到視頻畫面或者聽到聲音。 
    在一個直播或者實時的信息流中,參與人員被告知在預定的時間訪問特定的網(wǎng)址,大家同時觀看節(jié)目。而在一個存檔的或者按需提供的信息流中,事件被轉(zhuǎn)化成數(shù)字文件,儲存起來供以后查看。這種情形不像現(xiàn)場直播一樣直接,用戶需要下載后才能觀看。*重要的是,信息流本質(zhì)上是一種從主持人到觀眾的單向溝通。假如一個議題需要與會人員討論,或者要求發(fā)言人和與會者在預先準備好的提問和回答范圍以外對話,信息流就不是*好的溝通方式。 
    視頻會議:視頻會議是一種召開現(xiàn)場會議的方法,它為處在兩個或者兩個以上不同地點的人提供面對面的會議。這種技術利用計算機網(wǎng)絡把音頻和視頻數(shù)據(jù)傳輸?shù)剿�有的會議地點。視頻會議同樣也提供遠程共享其他媒介的方法,包括錄像帶、書寫板和PowerPoint等計算機程序。 
    視頻會議提供了面對面溝通的所有獨特好處,而不用支付召集異地人員集中到一個會議室的直接和間接成本。在會議中,與會人員可以展示與工作相關的物品,比如器械或者產(chǎn)品,這樣就可以發(fā)現(xiàn)其他人是否在認真聽取會議觀點和信息并做出適當?shù)姆磻�。與會人員還可以被分成兩個或多個小組,同時對問題展開討論,推進決策進程。 
    多數(shù)組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯(lián)系和正常工作。過去,很多溝通方式都被當作孤立的方案來解決特殊需要�，F(xiàn)在,必須把它們放在更大的環(huán)境下考慮,盡量將不同的溝通方式整合到一個統(tǒng)一的、多層次的溝通平臺。 
    選擇:權(quán)衡溝通成本與價值
    顯然,組織和團隊擁有許多可以用在企業(yè)內(nèi)外溝通與合作上的工具。當然,*大的難題是如何利用這些工具實現(xiàn)利益*大化,*終實現(xiàn)組織的溝通能力*大化。Wainhouse 研究公司的戴維斯(Andrew Davis)指出,企業(yè)前進的動力來自正確決策的能力,而決策能力的增強源于溝通,而溝通的改善依賴于全面應用一整套完善的工具和技術。 
    在考慮成本的基礎上選擇溝通的方式,不失為一個謹慎的方案。因為所有的組織都必須控制成本底線。但這并非就是*合適的,特別是當你要權(quán)衡某個方式的成本和全部溝通過程所創(chuàng)造的價值的時候。 
    那么,你是怎么衡量價值的呢?在溝通過程中,某個溝通方式的價值取決于它包含的非言語信息的數(shù)量。事實上,研究人員認為,一條信息的50%到90%是通過暗示、信號或者符號來傳達的。暗示是一個人發(fā)出的提醒,讓另一個人開始特定的發(fā)言或者行動。信號是表達需要、感情和欲望的動作。而符號則在溝通中代表一件事情或者一個動作、一件東西、一個人或者地點。 
    在某個溝通方式里包含的非言語的溝通系統(tǒng)越多,使用者之間的溝通就越直接。換句話說,一個溝通方式越接近面對面溝通,其信息溝通也就越豐富。因此,視頻會議的信息比電話更豐富,而電話則比即時訊息更豐富,即時訊息比電子郵件更豐富。 
    顯然,組織必須權(quán)衡使用某種溝通方式的成本和其信息溝通的豐富程度。試圖把每個會議都安排成面對面的互動溝通,其代價太高,無法操作;完全依靠電子郵件則會造成混亂且疏遠關系。 
    有鑒于此,組織應該采取一個更加平衡的溝通計劃,做到投入小、效果佳,而且與各種關系相適應。比如,剛建立的關系應該安排更多的面對面的交流,這些充滿非言語信息的溝通,能夠建立信任和融洽關系。關系穩(wěn)定以后,其他溝通方式可以用來替代面對面的互動。然而,即使是牢固的關系如果長時間沒有進行面對面的溝通,也會逐漸疏遠。


        責任編輯：張言    www.atm-sprinta.com    2011-6-21 15:12:26

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