自我任角團(tuán)隊(duì)活動（三）

添加日期：2011年9月6日 閱讀：672

    2、7 注意事項(xiàng)
    (1)團(tuán)隊(duì)規(guī)模一定要適宜,不可過大也不可過小,過大不利于活動的順利開展,過小則達(dá)不到集思廣益的效果。
    (2)角色分配首先應(yīng)遵循自愿原則,即成員自由選擇所要扮演的角色,如果出現(xiàn)多人認(rèn)領(lǐng)同一個(gè)角色的情況,則考慮采用溝通、協(xié)商的方式來解決。重要角色如總經(jīng)理,人力資源總監(jiān)等,扮演者需要讓其他人信服,并認(rèn)可其有能力擔(dān)任該角色。如通過協(xié)商仍不能解決問題,則可以考慮成立多個(gè)同類型的自我任角團(tuán)隊(duì)。
    (3)自我任角團(tuán)隊(duì)發(fā)展至一定階段,企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)參與到團(tuán)隊(duì)的組建過程中來,并對活動開展給予一定的指導(dǎo)。
    (4)團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的內(nèi)容必須是有利于企業(yè)正常運(yùn)作的,禁止一切通過非正式組織的形式開展危害企業(yè)的活動。
    (5)企業(yè)應(yīng)適時(shí)發(fā)布一些新的課題,并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施,以鼓勵(lì)員工積極參與到自我任角團(tuán)隊(duì)中來。
    (6)在一個(gè)具體的企業(yè)中,如果前期不存在自發(fā)想要組建這種團(tuán)隊(duì)的個(gè)體,企業(yè)需要提供引導(dǎo)和激勵(lì)方式。
    3、運(yùn)作方式
    3、1 運(yùn)作原則
    盡管自我任角團(tuán)隊(duì)是一個(gè)非正式的組織,但為了保證和維持其正常運(yùn)行,在團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作過程中,要注意遵守以下原則:
    (1)自發(fā)自愿原則
    企業(yè)員工自發(fā)形成小團(tuán)隊(duì),選擇自己感興趣并且可以勝任扮演的角色,模擬企業(yè)管理和運(yùn)營實(shí)踐,提供一切有利于企業(yè)更好運(yùn)作的戰(zhàn)略建議以及改善方案。
    (2)自下而上原則
    一般多表現(xiàn)為下級員工扮演其上級的角色,具有挑戰(zhàn)**的特征,這樣更能激發(fā)員工的成就動機(jī),滿足其自我實(shí)現(xiàn)的需要。
    (3)業(yè)余愛好原則
    該活動是員工利用其工作之外的業(yè)余時(shí)間來操作完成的,不能影響到其正常的工作任務(wù)和進(jìn)度。
    (4)積極向上原則
    該團(tuán)隊(duì)所要進(jìn)行的任何活動,必須有利于企業(yè)的運(yùn)作,防止某些人利用該非正式組織進(jìn)行危害企業(yè)正常運(yùn)作的事情。
    (5)自由靈活原則
    自我任角團(tuán)隊(duì)的*大特點(diǎn)是其高度的靈活性,即成員基于共同的興趣愛好組成團(tuán)隊(duì),其活動方式高度自由,不受約束,一旦成員之間出現(xiàn)分歧或不合,則轉(zhuǎn)變討論主題或者退出團(tuán)隊(duì)。
    3、2 日常運(yùn)營
    自我任角團(tuán)隊(duì)具有高度的民主性、自由性與靈活性三個(gè)重要特點(diǎn),但作為一個(gè)團(tuán)隊(duì),一個(gè)組織,要想使其發(fā)揮出應(yīng)有的積極功效,就必須對其日常活動進(jìn)行相關(guān)干預(yù)與規(guī)定。
    (1)活動時(shí)間
    一般來說,自我任角團(tuán)隊(duì)的活動時(shí)間不固定,團(tuán)隊(duì)的成員在工作外的任意時(shí)間,在不影響正常工作的情況下,都可以對本組確定的話題進(jìn)行討論與交流。具體情況可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)的任務(wù)性質(zhì)和內(nèi)容自行決定。
    (2)活動頻率
    自我任角團(tuán)隊(duì)主要是通過討論、交流得出問題改善的措施與方案。而交流的方式可以是面對面交流,也可以是通過新興的網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行交流。如果選擇QQ、MSN、視頻電話之類的網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行溝通,其活動頻率可略高,如每日一次或每兩日一次,以便于及時(shí)交流各自的想法。如果選擇面對面討論的方式,則可根據(jù)團(tuán)隊(duì)的規(guī)模及召集成員的難易程度決定活動頻率,如選擇每周一次或者每周兩次。
    (3)活動地點(diǎn)
    由于自我任角團(tuán)隊(duì)的活動形式比較靈活,沒有特殊的條件限制,因而在活動地點(diǎn)的選擇方面沒有特殊的要求,可以“便利原則”選擇合適的地點(diǎn)。
    3、3 活動類型
    自我任角團(tuán)隊(duì)開展的活動主要包括課題研究、團(tuán)隊(duì)競賽和質(zhì)詢?nèi)�種類型。
    (1)課題研究
    課題研究型活動是自我任角團(tuán)隊(duì)開展活動的一種典型方式,自我任角團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)企業(yè)中現(xiàn)存的問題,選擇自己感興趣的課題進(jìn)行研究,并據(jù)此提出可行的改善措施。課題一般由企業(yè)發(fā)布或者團(tuán)隊(duì)自行提出。
    1)自行提出
    自行提出式課題研究型活動,是指團(tuán)隊(duì)成員自主尋找課題,圍繞課題進(jìn)行討論,在共同探討的過程中,互動交流,形成思想碰撞。
    此類型活動的課題來源通常包括:在團(tuán)隊(duì)組建的過程中,團(tuán)隊(duì)發(fā)起人自己提出的問題、想法、項(xiàng)目等;在日常的交流過程中,成員共同認(rèn)可的課題或者個(gè)別成員提供的新課題;與其他團(tuán)隊(duì)進(jìn)行交流而得到的課題。
    2)企業(yè)發(fā)布
    企業(yè)提供式課題研究型活動,是指團(tuán)隊(duì)成員選取企業(yè)提供的課題或者項(xiàng)目進(jìn)行研究。
    這種活動形式一般出現(xiàn)在自我任角團(tuán)隊(duì)發(fā)展到相對成熟的階段。也就是說,在此階段中,企業(yè)中存在著多個(gè)由員工自發(fā)自愿組建的自我任角團(tuán)隊(duì),企業(yè)意識到充分利用這種分散的智力資源能帶來積極作用。于是,企業(yè)管理人員針對企業(yè)中存在的問題,通過企業(yè)網(wǎng)站、論壇、郵箱、宣傳冊等方式,提供一些課題,供團(tuán)隊(duì)研究。企業(yè)對其提交的方案進(jìn)行評估,給予表現(xiàn)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)和成員一定的獎(jiǎng)勵(lì)。
    (2)團(tuán)隊(duì)競賽
    在團(tuán)隊(duì)競賽型活動中,企業(yè)通過組織競賽的方式,為企業(yè)中已經(jīng)存在的自我任角團(tuán)隊(duì)提供一個(gè)交流的平臺。企業(yè)可以為所有團(tuán)隊(duì)指定同一課題,也可提供數(shù)個(gè)課題供團(tuán)隊(duì)選擇,還可以讓團(tuán)隊(duì)自行擬定課題。企業(yè)宣傳并組織競賽,鼓勵(lì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)積極完成任務(wù),提交各自的成果方案,并對其進(jìn)行評估比較,選出優(yōu)秀的方案,給予獎(jiǎng)勵(lì)。
    (3)質(zhì)詢
    質(zhì)詢,原意指議員在議會會議期間,就政府的施政方針、行政措施以及其他事項(xiàng),向政府首腦或高級官員提出質(zhì)疑或詢問并要求答復(fù)的活動,是議會監(jiān)督政府的一種方式。這里主要是指團(tuán)隊(duì)成員就企業(yè)高層現(xiàn)階段所施行的政策、戰(zhàn)略及規(guī)章制度提出質(zhì)疑或者不滿,并自行提出一套較之更好的方案。企業(yè)高層在公平公正的原則下,權(quán)衡團(tuán)隊(duì)提出的方案,如若切實(shí)可行,則用新方案代替現(xiàn)行政策或制度。
    這種團(tuán)隊(duì)形式更多適用在民主、開放的企業(yè)中,基層員工可以就高層的決議、策略及措施提出異議,并發(fā)表自己的看法,而高層領(lǐng)導(dǎo)也樂于接受下屬的意見及建議。
    3、4 運(yùn)營技術(shù)與手段
    作為企業(yè)中一種新穎的團(tuán)隊(duì)組織形式,自我任角團(tuán)隊(duì)在其組建、溝通及運(yùn)作上采用了不同于傳統(tǒng)組織形式的新技術(shù)和新方法�；�于信息化的大趨勢,越來越多先進(jìn)的電子信息技術(shù)開始出現(xiàn)在企業(yè)中,這里主要介紹以Internet為支撐的群件技術(shù)。
    群件是針對群體工作而發(fā)展出來的技術(shù)產(chǎn)品,目的在于促進(jìn)群體的交流合作及資源分享,充分提高群體的工作效率和質(zhì)量。我們這樣定義群件:以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ),以交流(Communication)、協(xié)調(diào)(Coordination)、合作(Collaboration)及信息共享(Information Sharing)為目標(biāo),支持群體工作需要的應(yīng)用軟件。它允許個(gè)人和團(tuán)隊(duì)成員間進(jìn)行有效的協(xié)同工作而不管他們的地理位置如何。廣義上,電子郵件(E-mail)、電子布告欄(Computerized Bulletin Board)、電視會議(Video Conferencing)、工作流管理(Workflow Management)之類軟件都可以視為群件。
    由于自我任角團(tuán)隊(duì)活動的開展大都在正常工作外的時(shí)間,因此如何讓成員們能及時(shí)、便捷地溝通與交流成為自我任角團(tuán)隊(duì)活動順利開展的前提。
    下面將具體介紹自我任角團(tuán)隊(duì)在團(tuán)隊(duì)運(yùn)營方面用到的群件技術(shù)。
    (1)“E-mail”技術(shù)
    E-mail(電子郵件)技術(shù)是自我任角團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行交流與溝通時(shí)使用*頻繁的信息通訊技術(shù)之一。E-mail是目前應(yīng)用*廣泛的遠(yuǎn)程信息處理系統(tǒng),成員可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)發(fā)送或接收信件,而不管通信對方處于何種狀態(tài),大大改變了時(shí)間和空間對人們發(fā)送和獲取信息的限制。
    (2)“Teleconferencing”技術(shù)
    除E-mail外,自我任角團(tuán)隊(duì)成員常用到的還有Teleconferencing(遠(yuǎn)程電訊會議)。遠(yuǎn)程電訊會議是指通過電話或網(wǎng)絡(luò)連接的方式舉行會議,可以使用一般的長途電話,也可使用聲像直觀設(shè)備和計(jì)算機(jī)組成的復(fù)雜的電子系統(tǒng)。會議參與人可以分享應(yīng)用程序,并且可以在公用的電子白板上進(jìn)行書寫。電子白板的使用大大提高了遠(yuǎn)程會議的效率,因?yàn)闀�議成員可以在會議過程中或會議后就達(dá)成的一些共識、協(xié)議以及產(chǎn)生的一些不同觀點(diǎn)在電子白板上進(jìn)行重申或總結(jié),這非常有利于會議成員對一些重要的觀點(diǎn)和意見進(jìn)行重新審視和思考,有利于提高溝通效率。
    (3)“Team room”技術(shù)
    “Team room”(團(tuán)隊(duì)共用系統(tǒng))技術(shù)在促進(jìn)自我任角團(tuán)隊(duì)成員之間的交流與溝通方面也發(fā)揮了重要作用�！皌eam room”是指團(tuán)隊(duì)共享的電子工作空間,它也是虛擬團(tuán)隊(duì)成員通過信息共享平臺在一起工作的一種方式。對于虛擬團(tuán)隊(duì)成員來講,“team room”的優(yōu)勢體現(xiàn)在它能提高團(tuán)隊(duì)成員相互之間的認(rèn)同感以及對團(tuán)隊(duì)的歸屬感。因?yàn)橹挥袑儆谕�一虛擬團(tuán)隊(duì)的成員才能進(jìn)入同一個(gè)電子共用系統(tǒng)(即同一個(gè)“team room”),這就使得團(tuán)隊(duì)與團(tuán)隊(duì)之間能夠區(qū)分開來,并且可以在一定程度上加強(qiáng)同一團(tuán)隊(duì)成員的歸屬感和認(rèn)同感。通過“team room”,虛擬團(tuán)隊(duì)成員可以在一起分享信息和進(jìn)行討論,有利于集思廣益,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的生機(jī)和活力。
    (4)“Lotus Sametime chat”技術(shù)
    自我任角團(tuán)隊(duì)成員還經(jīng)常使用“Lotus Sametime chat”(實(shí)時(shí)在線聊天)技術(shù)進(jìn)行交流與溝通。“Lotus Sametime chat”是基于文本格式的一種網(wǎng)上聊天方式,為團(tuán)隊(duì)成員提供了溝通交流的場所。
    以上提到的幾種現(xiàn)代信息通訊技術(shù)都有各自的特點(diǎn)和優(yōu)勢。在日常工作中,自我任角團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)根據(jù)實(shí)際的環(huán)境條件和任務(wù)需要來選擇合適的信息通訊技術(shù)進(jìn)行交流與溝通,利用各種技術(shù)的優(yōu)勢特點(diǎn),充分發(fā)揮自我任角團(tuán)隊(duì)多元化的優(yōu)勢,促進(jìn)自我任角團(tuán)隊(duì)活動有序、高效地開展。
    4、與組織的關(guān)系
    作為企業(yè)中的非正式組織,自我任角團(tuán)隊(duì)是對企業(yè)中常規(guī)運(yùn)作實(shí)踐的必要補(bǔ)充,該團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作與企業(yè)存在著相互影響,主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面,該團(tuán)隊(duì)作為一種民間的非正式組織,對企業(yè)的正常運(yùn)作起到一種監(jiān)督和提示的作用,其提供的方案可以促進(jìn)企業(yè)的良性運(yùn)作。另一方面,該團(tuán)隊(duì)在組建和運(yùn)作方面的具體流程需要企業(yè)的支持、激勵(lì)和強(qiáng)化,以便維持團(tuán)隊(duì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。
    4、1 團(tuán)隊(duì)性質(zhì)
    自我任角團(tuán)隊(duì)是區(qū)別于企業(yè)中嚴(yán)格科層制的非正式組織,是員工基于挑戰(zhàn)自己,實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要,從自身興趣出發(fā),自發(fā)組建的“角色扮演”團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)*大的特點(diǎn)是民主、自由、互動與靈活,可以隨時(shí)組建,也可以根據(jù)課題的實(shí)際情況隨時(shí)更換成員。該團(tuán)隊(duì)由員工自行組建,自行運(yùn)營,自行管理,原則上企業(yè)不干預(yù)其活動,但是當(dāng)企業(yè)中團(tuán)隊(duì)數(shù)量越來越多,團(tuán)隊(duì)發(fā)展日趨成熟時(shí),企業(yè)可在一定程度上給予積極的引導(dǎo),以吸引更多員工參與到為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策中來。
    4、2 沖突管理
    自我任角團(tuán)隊(duì)與正式組織在目標(biāo)、價(jià)值觀上的不一致,以及自我任角團(tuán)隊(duì)本身所具有的缺陷,導(dǎo)致兩者極易產(chǎn)生矛盾和沖突。企業(yè)必須采取有效措施對沖突進(jìn)行管理,以減少甚至杜絕自我任角團(tuán)隊(duì)與正式組織的不和諧之處,將沖突轉(zhuǎn)換為合作。
    (1)建立學(xué)習(xí)型組織,建立共同愿景。
    要將個(gè)人、自我任角團(tuán)隊(duì)與組織的愿景達(dá)到統(tǒng)一,通過不斷的學(xué)習(xí)來提高員工滿足組織成長需要的能力,使個(gè)人的成長與企業(yè)的發(fā)展有效的擬合,這一點(diǎn)對知識型員工尤其重要。
    (2)建立順暢的信息溝通渠道。
    有效的溝通能夠促進(jìn)理解,而理解又能促進(jìn)信任,從而產(chǎn)生合作。通過信息交流與溝通可以改變個(gè)人或群體的行為,同時(shí)信息溝通也是組織內(nèi)部良好人際關(guān)系、工作關(guān)系建立與維持的重要保障。組織應(yīng)該加強(qiáng)與自我任角團(tuán)隊(duì)成員之間的聯(lián)系,對團(tuán)隊(duì)發(fā)展的狀況進(jìn)行及時(shí)了解,并給予引導(dǎo),以避免團(tuán)隊(duì)朝著不利于組織目標(biāo)的方向發(fā)展。
    (3)注重對自我任角團(tuán)隊(duì)成員的激勵(lì)。
    不同于一般的非正式組織,自我任角團(tuán)隊(duì)的成員都具有挑戰(zhàn)自我、實(shí)現(xiàn)自身真正價(jià)值的需要。如果在團(tuán)隊(duì)活動過程中,組織能給予一定的關(guān)注,并對團(tuán)隊(duì)的成果給予高度的重視,這在很大程度上會促進(jìn)成員們更有信心地開展活動,而且有助于成員將這種正面能量帶到實(shí)際工作中去。而如果組織對于團(tuán)隊(duì)的成果不僅不給予激勵(lì),反而忽略、輕視,則會嚴(yán)重挫傷團(tuán)隊(duì)成員的積極性,也會加深團(tuán)隊(duì)成員與組織的矛盾和沖突。
    5、組織支持
    自我任角團(tuán)隊(duì)在成立之初,企業(yè)一般不會對其進(jìn)行干預(yù)。當(dāng)企業(yè)認(rèn)識到團(tuán)隊(duì)活動的開展對企業(yè)發(fā)展的各方面都有積極作用時(shí),便會對其進(jìn)行一定程度的積極引導(dǎo),并提供物質(zhì)及精神上的支持,以提高員工參與的積極性。
    5、1 組織支持的意義
    作為企業(yè)中一種新興的非正式組織,自我任角團(tuán)隊(duì)的形成對企業(yè)發(fā)展有著多方面的積極作用。因此,組織對其進(jìn)行適度的支持,不管是對于自我任角團(tuán)隊(duì)自身的成熟壯大,還是企業(yè)的長久發(fā)展都具有重要的意義。
    首先,組織的支持可以給予員工更大的信心和積極性,更有助于堅(jiān)定他們繼續(xù)積極參與自我任角團(tuán)隊(duì)活動的決心。
    其次,組織的支持可以促進(jìn)員工組織承諾的形成。員工都渴望得到上級的關(guān)注,如果他們在自我任角團(tuán)隊(duì)中受到組織的重視,則很容易將這種正面能量帶到自己的本職崗位上,從而進(jìn)一步提高其對組織的滿意度和忠誠度。
    再者,組織的支持可以為自我任角團(tuán)隊(duì)指引明道。組織適時(shí)適宜地發(fā)布一些新的研究課題供團(tuán)隊(duì)選擇,可以給自我任角團(tuán)隊(duì)進(jìn)一步的工作方向提供參考。
    *后,組織的支持可以對自我任角團(tuán)隊(duì)的發(fā)展、成熟起到指導(dǎo)作用。由于自我任角團(tuán)隊(duì)都是由員工自由組建,很多員工可能都是一線的工人,管理知識的缺乏使得他們對于怎樣運(yùn)營好一個(gè)團(tuán)隊(duì)缺少經(jīng)驗(yàn),組織可以在運(yùn)營、管理的技術(shù)和手段上給予幫助,以促進(jìn)自我任角團(tuán)隊(duì)更好地發(fā)展。

        責(zé)任編輯：張言    www.atm-sprinta.com    2011-9-6 15:15:28

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